Wann muss ein Unternehmen eine Verfahrensbeschreibung erstellen?

Vor Inbetriebnahme hat grundsätzlich jedes Unternehmen, dass die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem automatisierten Verfahren vornimmt, für jedes von ihm betriebene Verfahren eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen und aktuell zu halten.
Die Meldepflicht entfällt, wenn

• die verantwortliche Stelle einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt hat

  oder

• die verantwortliche  Stelle die personenbezogenen Daten nur für eigene  Zwecke erhebt, verarbeitet oder nutzt und in der Regel höchstens 9 Personen ständig  mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung beschäftigt werden.

Die Verfahrensbeschreibung dient als Prüfunterlage und wird entsprechend zusammen gefasst  in das Verfahrensregister oder Verfahrensverzeichnis durch die Aufsichtsbehörde aufgenommen. Um Transparenz und Auskunftsfähigkeit  zu erreichen, werden weite Teile dieser vorgenannten Verzeichnisse auf Antrag der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt gem.§ 38 Abs. 2 BDSG.

Verfahrensregister  gem. § 4d Abs. 1 i.V.m. § 4e S. 1 Nr. 1-8  BDSG bei der Aufsichtsbehörde (LfD) (Meldepflicht)

Die entsprechenden Vorlagen können unter Verfahrensregister und Verfahrensverzeichnis nach BDSG heruntergeladen werden.