Wer darf wann und wo Kontaktdaten speichern bzw. aktualisieren?

Personenbezogene Kontaktdaten werden gespeichert und aktualisiert entweder durch die betroffene Person selbst oder von einem edacentrum Mitarbeiter, wenn er von der entsprechenden Person dazu autorisiert wurde.

• Erhält ein edacentrum Mitarbeiter neue oder stark veränderte Kontaktdaten, z.B. über Visitenkarten, E-Mail (auch über Dritte), Signaturen oder Web, werden diese in der Kundendatenbank (Cobra) eingetragen. Die betroffene Person wird über diesen Eintrag per E-Mail informiert und in Ausnahmefällen um ihr Einverständnis gebeten (im Normalfall wurde die betroffene Person bereits bei der Übergabe z.B. der Visitenkarte darauf angesprochen, dass wir die übergebenen Daten zur Information der Person nutzen werden). Die Information enthält:
  • die eingetragenen Kontaktdaten
  • die Liste der Verteiler, in der die Person ggf. eingetragen wurde
  • die Liste des Informationsmaterials, über das die Person ggf. informiert wird, z.B. über Veranstaltungen
• Das Sekretariat ist die einzige Abteilung, in der diese Daten bearbeitet und aktualisiert werden dürfen.